איך לתקשר ביעילות עם לקוחות במהלך החופשה?

נקודה זו הובאה אלי הביתה לאחר שיחה עם חברה על חוויה שעברה עם רואה החשבון שלה. לאחר שקיבלה מכתב נוגע מ-HMRC שהיה מלא בשגיאות ודרשה תשלומים שכבר שילמה, היא ביקשה את עזרתו של רואה החשבון שלה כדי להרגיע. למרות הסדר קבע של 125 ליש"ט בתוספת מע"מ מדי חודש עם חברת רואי החשבון, בקשתה לסיוע, שנשלחה באמצע יולי, נענתה בתשובה אוטומטית המציינת שהצוות בחופשת חופשת בית הספר ויגיב תוך מספר ימים. בינתיים, החשבון הרגיל שלה הגיע ללא תקלות. עברו שישה ימי עבודה עד שהיא קיבלה עדכון קצר, "אנחנו בודקים את זה", ואז שתיקה. שבועיים לאחר מכן, ללא מידע נוסף, היא פנתה שוב רק כדי לקבל הודעה אוטומטית נוספת לפיה המשרד ייפתח מחדש ב-30 באוגוסט - המתנה כוללת של שישה שבועות ללא פתרון. כתוצאה מכך, חברי מחפש כעת רואה חשבון חדש.

טיפים לתקשורת לעסקים בזמן חופשה

1 הזהיר מראש

אם תכננתם את החופשה שלכם זמן רב מראש או רק לאחרונה החלטתם לברוח, חשוב ליידע את הצוות שלכם מוקדם ככל האפשר. המתנה לרגע האחרון להכריז על חופשה של שבועיים עלולה להעמיס לחץ ועומס מיותר על הקולגות שלך, שיצטרכו לנהל את המשימות שלך בהיעדרך. זמן הכנה מתאים חיוני לכל המעורבים, לא מעט עבור אלה שלוקחים על עצמם עבודה נוספת כדי להבטיח המשכיות עסקית.

מומלץ להודיע ​​לעמיתיך לפחות חודש לפני היציאה שלך, במיוחד אם אתה ממלא תפקיד משמעותי בארגון שלך. כדי להימנע מכל פיקוח, הגדר תזכורות לעדכן את הצוות שלך בשבועות ובימים שלפני החופשה שלך, כדי לעזור להבטיח מעבר חלק ולמנוע הפתעות בלתי צפויות.

2 האצל משרות ומשימות

ודא שכל פרט מכוסה בקפידה. בצע הכנות מקיפות לכל תרחיש, התחייבות או בעיה פוטנציאלית שעלולה להתעורר. קחו יוזמה לבחור עמיתים, הנחו אותם למלא תפקידים מסוימים, והשקיעו זמן בהכשרה המקיפה שלהם לגבי המשימות שאתם מפקידים להם. אם מישהו נכנס לאינטראקציות עם הלקוח שלך, ציידו אותו בכל המידע הדרוש על הדרישות והציפיות הייחודיות של כל לקוח. אם אדם אחר מנהל באופן זמני פרויקט שאתה מוביל, ספק לו רשימת בדיקה ממצה של יעדים בולטים.

צור מדריך מקיף המפרט את מיקומי הקבצים החיוניים, אנשי הקשר לפרויקטים שונים ונהלים לטיפול במצבי חירום. המטרה היא למנוע מבול של שאילתות דחופות שיפריעו לכם לשקט בזמן החופשה. אימוץ גישה זהירה מבטיח שהאחריות שלך נמצאת בידיים אמינות, ומאפשרת לך שקט נפשי.

3 הכן ערוצי תקשורת מראש

אם אינך יכול להפסיק לתקשר עם לקוחות בזמן חופשה, וודא שאתה יכול לקבל את המכתבים והמסמכים הדרושים בכל מקום. עכשיו יש אפילו א פקס מאייפון: אפליקציית פקס, שיכול להחליף מכשיר פקס. ניתן לעבד, לקבל ולשלוח את הפקס המקוון הזה באופן חופשי מסמארטפון. אם יש לך אפליקציית פקס ואייפון, יש לך את כל מה שאתה צריך כדי לעבוד עם מסמכים. בדומה לדוגמה זו, עליך לשקול תוכנית תקשורת עם סוגים אחרים של תקשורת עם לקוחות.

4 בנה תוכנית חזרה לעבודה

החזרה למשרד לאחר חופשה מסוימת יכולה לעתים קרובות להרגיש מרתיעה. סביר להניח שתקבל את פניך במפולת של אימיילים שלא נקראו, הודעות קוליות, מזכרים, עדכונים, אתגרים ופניות דחופות.

כדי לחזור לזרימת העבודה שלך בצורה חלקה יותר, נבון לעשות אסטרטגיה למה שמחכה לך אחרי ההפסקה שלך. שקול להקים פגישת תחקיר עם כמה חברי צוות כדי להתעדכן בהתרחשויות משמעותיות במהלך היעדרותך. תעדוף את ארגון תיבת הדואר הנכנס שלך כדי להתמקד תחילה בהודעות הדוא"ל הקריטיות ביותר. שמירה על תקשורת שקופה ופתוחה עם הצוות שלך היא חיונית, המאפשרת לך להבין היטב את ההתפתחויות וההתקדמות בפרויקטים או באחריות שהיית רחוק מהם.

5 הגדר דואר קולי מחוץ למשרד

ודא שכל בסיס מכוסה והתכונן ביסודיות לכל התרחישים, המשימות או המשברים האפשריים. צור קשר עם עמיתים, האצלת חובות ספציפיות להם ומתן הכשרה מקיפה על המשימות שאתה מטיל עליהם. אם מישהו ייצג אותך בפגישות לקוחות, תן לו תדרוך מפורט על הדרישות וההעדפות הייחודיות של הלקוחות. אם עמית אחר ייקח אחריות על פרויקט מסוים בהיעדרך, ספק לו רשימת מטלות ממצה המפרטת כל משימה שצריך לבצע.

צור מדריך מקיף המפרט את מקום הימצאם של תיקים חשובים, נקודות קשר לפרויקטים שונים ונהלים לטיפול במצבי חירום. המטרה היא למנוע מבול של אימיילים דחופים שיפריעו לכם להרגע על החוף. חכם יותר לטעות בזהירות ולהבטיח שהפרויקטים שלך נמצאים בידיים מיומנות לפני שאתה עוזב.

סיכום

ליידע לקוחות מראש על חוסר הזמינות שלך הוא מנהג נבון. כשאני יוצא לחופשה, למשל, הלקוחות הקבועים שלי כבר מודעים לכך שהם לא יוכלו לקבוע פגישות אימון כלשהן במהלך התקופה הזו. הגדרתי תגובת דוא"ל אוטומטית כדי לאשר הודעות שהתקבלו, תוך ציון התאריכים שאהיה מחוץ למשרד. לבעלי פניות דחופות, המענה כולל מספר ליצירת קשר. הודעות שנשלחו למספר זה ישלחו לי הודעת טקסט, ואני מתחייב להשיב תוך 24 שעות.