מעטים יטענו שהדחף העוצמתי לצפות בתוכן ובהודעות של סמארטפונים וטאבלטים משבש לעתים קרובות את הדיונים, טווחי הקשב ומסלולי המחשבה של אנשים. אבל באיזו מידה מכשירים אלו משפיעים לרעה על פגישות ומפגשים חינוכיים, והאם יש לאסור כל הזמן להפעיל אותם ולבדוק אותם?
חלק מהמומחים העסקיים מסכימים עם מדיניות 'ללא התקן'. ב-Harvard Business Review, למשל, העורכת התורמת איימי גאלו גיבויה גישה זו באופן נחרץ. במאמר שכותרתו "המדריך המרוכז לניהול פגישות"', היא ממליצה למארגנים 'חסום מכשירים - הם מסיחים באופן בלתי נמנע לכולם'.
הגורם העיקרי לדעתו של גאלו הם דעותיה של פרנצ'סקה ג'ינו, פרופסור בבית הספר לעסקים של הרווארד. לדברי ג'ינו, אנשים רבים חושבים שהם יכולים לבצע ריבוי משימות בזמן שהם מקשיבים למישהו בפגישה, אבל מחקרים מראים שהם לא יכולים. "ריבוי משימות הוא פשוט פעילות מיתית. אנחנו יכולים לבצע משימות פשוטות כמו הליכה ודיבור בו זמנית, אבל המוח לא יכול להתמודד עם ריבוי משימות", אומר ג'ינו. "למעשה, מחקרים מראים שלאדם שמנסה לבצע ריבוי משימות לוקח 50% יותר זמן לבצע משימה והוא או היא עושים עד 50% יותר טעויות." מדען המוח ד"ר דניאל לויטין בספרו 'המוח המאורגן' מתאר ריבוי משימות כ'אשליה שטנית'.
רמז לכך שנציגים רבים מרגישים צורך להמשיך ולבדוק אם יש הודעות בטלפונים שלהם, ניתן למצוא במחקר אחרון שהוזמן על ידי ועידות וורוויק. זה מצא כי בעודם מחוץ למשרד בקורסי הכשרה, 81 אחוז מהנשאלים קיבלו מיילים המבקשים להשלים פעולה באותו זמן, לפעמים מהמנהל ששלח אותם לקורס.
קארינה באואר, מנכ"לית קבוצת IMEX אמרה: "ההשפעה המפריעה והמסיחת דעת של הודעות סמארטפון ומכשירים על פגישות היא בבירור חזקה מאוד, אבל כך גם הדחף ולעיתים קרובות הלחץ (נתפש או אמיתי) לבדוק ולהגיב לבקשות ו חדשות בזמן אמת.
"הוויכוח הוא האם להילחם במכשירים ובתוכנם או לקבל ואף לשלב אותם. ישנן מספר אפליקציות, כגון אפליקציות תגובת קהל (Sli.do), או אפילו אפליקציות שהופכות את הטלפון שלך למיקרופון (מיקרופונים של קהל) שהופכות מכשירים ניידים לחלק שימושי באמת מהפגישה או האירוע - כאשר משתמשים בהם הדרך שבה מתכוון הדובר או המארגן. והמציאות הקשה בהקשר עסקי היא שבפועל, לעתים קרובות יהיה קשה מאוד ליישם איסור שנדבק.
"אולי גישה הגיונית יותר היא לתת לנציגים מקום וזמן בכל אירוע לבדוק ולהגיב להודעות חשובות, כך שהם יוכלו להיות ממוקדים במלואם בתוכן כאשר הם נמצאים בפועל במפגש. בסופו של דבר, השקעת הזמן והכסף בהשתתפות באירוע אמורה להבטיח שנציגים ירצו להישאר ממוקדים בתוכן, ככל שהם רוצים להתעדכן במיילים שלהם".
השאלות של קבוצת IMEX נשאלו כחלק מהמחקר הרבעוני של Meetings Outlook של MPI בסתיו 2015.
eTN היא שותפה למדיה של IMEX.
מה לקחת מהמאמר הזה:
- “Perhaps a more sensible approach is to give delegates space and time within every event to check and respond to important messages, so that they can be fully focused on the content when actually in a session.
- Ultimately, the investment of time and money in attending an event should hopefully ensure that delegates want to stay focused on the content, as much as they wish to keep up to date with their emails.
- “The disruptive and distracting influence of smartphone and device messages on meetings is clearly very powerful, but so too is the urge and often pressure (perceived or real) to check for and respond to requests and news real-time.
